Le vote par correspondance en AG : avantages et inconvénients

La crise sanitaire actuelle nous a tous amenés (malgré nous) à repenser nos manières de vivre, de travailler et de penser. Entre confinements, restrictions de déplacements, fermetures des entreprises, gestes barrières… cette dernière année a été marquée par de gros bouleversements dans nos manières d’appréhender les contacts humains. Que nous le voulions ou non, nos modes de vie et de travail ont dû s’adapter : on a ainsi vu apparaitre, ou tout du moins se développer à une vitesse incroyable de nouveaux modes de communication et d’interaction à tous les niveaux et dans tous les domaines. Et le secteur de l’immobilier n’y a pas échappé !

Les gestionnaires de copropriétés ont dû se réinventer et effectuer des changements nécessaires pour pouvoir continuer à administrer les biens qu’ils gèrent. En effet, le gestionnaire de copropriétés est quotidiennement en relation avec les copropriétaires et les fournisseurs, et il est bien souvent amené à se rendre en visite sur les copropriétés ou à participer à des réunions. Qui n’a jamais entendu parler de l’Assemblée générale de copropriété ? Moment décisif de l’année, cette réunion est l’occasion pour les copropriétaires de participer activement à la vie de leur copropriété en prenant part aux prises de décisions. Mais, avec le contexte sanitaire, la tenue des AG en présentiel a été rendue quasiment impossible depuis un an. Nous avons donc dû nous adapter et trouver des solutions… Dorénavant, les AG peuvent se tenir à distance et ceci a été possible grâce au vote par correspondance. Ce dernier s’est généralisé pour permettre de réaliser ces réunions qui restent essentielles : vote du budget prévisionnel, approbation des comptes de l’exercice comptable précédent, élection du syndic et des membres du conseil syndical, décisions sur les travaux à réaliser… Alors, ces AG peuvent finalement se réaliser grâce au vote par correspondance, mais quels sont les avantages et les inconvénients ?

Au début de la crise sanitaire, les AG avaient d’abord été reportées dans l’espoir qu’elles puissent se tenir quelques mois voire quelques semaines plus tard. Mais, tout le monde s’est vite aperçu que cela allait être illusoire, notamment pour les grosses propriétés où il allait être impossible de réunir la majorité des copropriétaires du fait des restrictions sanitaires à respecter. Malgré tout, la vie de la copropriété doit continuer et c’est pourquoi le vote par correspondance est devenu une solution nécessaire pour la tenue de ces AG. Désormais, toutes les convocations aux AG contiennent le vote par correspondance. Le principal avantage est qu’ainsi, tous les copropriétaires peuvent prendre part aux décisions, et ceci dans n’importe quelle circonstance. Cette solution a permis aux AG d’abord repoussées de pouvoir avoir lieu et aux copropriétaires de prendre les décisions nécessaires à la vie de leur copropriété. Mais c’est peut-être là le seul avantage notable si l’on compare aux AG en présentiel.

Le vote par correspondance en AG présente également quelques inconvénients. Comme évoqué précédemment, l’AG est un moment important de l’année où les copropriétaires peuvent se retrouver et échanger sur la vie de leur copropriété. En votant par correspondance, les copropriétaires prennent des décisions sans avoir pu échanger collectivement des différentes résolutions et sans avoir pu bénéficier des explications que pourrait apporter le syndic ou le conseil syndical en cours de séance. Pour faire face à cela, nous invitons autant que possible le conseil syndical à nous fournir un rapport que nous pouvons joindre à la convocation pour éclairer les copropriétaires sur les décisions à prendre concernant l’ensemble des résolutions. Également, certaines résolutions comme par exemple l’élection des membres du conseil syndical sont plus difficiles à réaliser par correspondance car elles sont habituellement complétées en cours de séance. Cela demande donc de l’anticipation que ce soit de la part du syndic mais aussi des copropriétaires qui souhaitent se présenter pour bien soumettre leur candidature avant l’envoi de la convocation. Enfin, lors de la vente d’un logement, si l’AG se tient entre le compromis et la vente, il était convenu que le vendeur donne son pouvoir à l’acquéreur pour qu’il puisse le représenter lors de l’AG. Mais, avec un vote par correspondance, il n’est théoriquement pas possible de se faire représenter. Il convient donc de se mettre en relation avec son notaire pour établir la bonne procédure à suivre dans les différents cas.

Aujourd’hui, réjouissons-nous d’avoir la possibilité du vote par correspondance en AG car sans cette solution, de nombreuses réunions avaient été décalées sans perspective de date de report. Ces AG ont ainsi pu se tenir et la vie de la copropriété peut continuer car ces réunions sont essentielles. Néanmoins, cette solution présente certaines limites et nous ne pouvons qu’espérer qu’elles puissent à nouveau se tenir en présentiel.

Julien L.

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